Comment optimiser sa procédure de relance client ?

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Optimiser sa procédure de relance client

Les entreprises confrontées à des retards de paiement de la part de leurs clients doivent entreprendre des procédures de recouvrement pour récupérer le montant dû. Cependant, ces procédures ne sont toujours pas efficaces. Comment optimiser la procédure de relance client ?

Planification de la procédure de relance client

Les procédures de relance client sont lancées lorsque le premier préavis est donné ou lorsque la dette est considérée comme échue, c’est-à-dire à l’expiration du délai de paiement convenu. Cette phase de recouvrement se poursuit jusqu’à ce que la facture soit payée ou jugée irrécouvrable. Dans ce dernier cas, il faut faire appel aux tribunaux pour engager une procédure de recouvrement judiciaire de la facture impayée.

L’avantage de la procédure de relance client est qu’il permet une réponse planifiée et systématique dès que des retards de paiement sont identifiés. Les programmes de procédures de déduction des clients ne sont pas uniques et peuvent être adaptés à différentes situations en fonction des habitudes des clients.

Optimiser l’utilisation des canaux

La mise en œuvre d’un programme de déduction pour tous les clients est la base d’un recouvrement efficace et amical des factures impayées. La collecte multicanale est essentielle si vous voulez optimiser chaque étape de ce processus.


Il est essentiel de multiplier les contacts avec les clients pour leur donner la possibilité de recevoir un paiement et éviter les malentendus dus à la non-distribution du courrier ou à une mauvaise adresse d’expéditeur. Il est important que chaque canal ait une cible spécifique dans le processus de rappel des clients. Nous pouvons contacter les clients de la manière suivante :

  • Par courrier électronique ;
  • Par téléphone ;
  • Par courrier.

La hiérarchisation des messages

À ce stade, nous avons déjà expliqué les avantages de la création d’un système de relance client planifier et de l’utilisation de tous les canaux pour contacter les personnes en retard de paiement. Le dernier point à ne pas manquer pour optimiser le processus de relance client est le classement des messages.

Tout comme le canal doit correspondre à l’ampleur de la franchise, le ton de la voix doit changer. Si vous devenez trop formel trop rapidement, vous risquez de perdre votre relation avec vos clients. Chaque situation est différente, mais le maintien des relations d’affaires est bénéfique à long terme.

Automatiser le processus de rappel des clients

La meilleure façon d’optimiser le processus de relance client est de l’automatiser. Des outils tels que Clearnox vous permettent d’automatiser chacun des éléments abordés dans cet article. En créant des programmes de relance client spécifiques pour chaque client ou groupe de clients, vous pouvez automatiser l’envoi d’e-mails et de lettres de débit aux clients.

Pour garder le contrôle sur l’envoi, vous pouvez recevoir des notifications pour vérifier la validité de chaque rappel. En un seul clic, vos clients sont alertés ! Ces outils offrent aux entreprises la possibilité de rappeler automatiquement les clients par courrier électronique ou postal. Pour les rappels téléphoniques, une interface au sein de l’application permet aux clients de recevoir des rappels pour les contacter et de prendre des notes pendant l’appel.

Enfin, chaque étape du plan de débit est entièrement personnalisable. Il est possible de modifier le contenu de chaque message envoyé, le temps d’attente pour les rappels et le canal utilisé pour contacter le client.

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