5 conseils pour mieux gérer les flux de mails entrants

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Mails entrants

Il est normal de se retrouver rapidement submergé par un flux important d’e-mail entrant. Toutefois, en usant des bonnes stratégies et astuces, vous pouvez facilement vous en sortir. Faut-il choisir un programme de traitement automatique de document ou un outil de filtrage de message ? Découvrez ici cinq conseils pour traiter convenablement vos courriers électroniques.

Utiliser un logiciel de traitement automatique de document

En tant qu’entreprise ou particulier, vous recevez chaque jour une quantité importante d’e-mails. Il devient alors difficile de trouver un fichier cible ou de traiter toute l’information que vous avez à votre actif. Un programme de traitement automatique vous permet d’effectuer toutes ces tâches en quelques instants seulement, vous pouvez en savoir plus sur reciTAL. Avec cette alternative, vous n’avez plus besoin de passer des heures à lire un message pour trouver une donnée essentielle. Le logiciel se charge de tout pour vous. Ainsi, vous épargnez un temps précieux que vous pouvez mettre à profit pour effectuer d’autres activités majeures. Par ailleurs, cette technologie vous permet de gagner en productivité, puisque vous avez la possibilité de classer vos documents ainsi que vos mails en temps réel.

Filtrer vos e-mails

Pour ne pas vous retrouver submergé par votre flux de messages entrants, vous avez la possibilité d’effectuer un filtrage. Grâce à cette procédure, vos courriers seront catégorisés et transférés de manière automatique. Ainsi, les messages concernant un certain projet seront immédiatement regroupés dès la réception. Cette solution peut s’avérer efficace, surtout si vous la combinez avec la création de fichiers ou d’étiquettes. Vous disposerez alors d’une boîte de réception mieux organisée et en prime, vous aurez gagné du temps, puisque vous n’aurez plus à effectuer ces tâches manuellement.

Traiter vos courriers électroniques en fonction du degré d’importance

Une accumulation du flux de mails entrants peut très vite devenir un véritable problème si la situation n’est pas rapidement prise en charge. Pour une meilleure gestion, on recommande de répondre automatiquement aux messages qui ne nécessitent que des réponses brèves. Cela vous allègera la tâche plus tard. En outre, pour les e-mails qui demandent beaucoup d’attention, vous pouvez procéder à une classification dans plusieurs répertoires que vous aurez créés vous-même. En libellant ces dossiers en fonction de votre disponibilité et de leur niveau de priorité, vous pourrez facilement vous retrouver au moment opportun.


Planifier des réponses automatiques

Si pour une raison ou une autre vous n’êtes pas en mesure de répondre immédiatement à vos messages, il est possible de programmer des réponses automatiques. Cette alternative s’adresse également aux entreprises, car elles n’ont plus de temps à perdre pour répondre aux questions standards et récurrentes. Ainsi, vous pourrez mettre votre énergie à profit pour traiter des projets plus urgents ou qui demandent plus d’attention.

Se servir de modèles d’e-mails

Il arrive souvent d’envoyer des messages assez similaires que ne présentent que quelques différences. Alors, au lieu de rédiger plusieurs fois le même mail à des détails près, économisez votre temps en préparant au préalable des modèles de messages. Vous pourrez les réutiliser en procédant à quelques modifications. De cette façon, vous serez préparé à de nombreuses situations.

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